Aktuelle Værktøjer: Går der for let grøn stue i tavlemøder!

Tavlemøder er en metode i lean-værktøjskassen til at optimere arbejdsprocesser. Den består i at en gruppe af medarbejdere jævnligt mødes foran en tavle for i fællesskab at skabe forbedringer.

Grøn stue

Tavlen er et lean-værktøj og skal indholdsmæssigt afspejle leans DNA i form af fokus på mål, arbejdsprocesser og procesoptimering.

Tavlemøder er en metode i lean-værktøjskassen til at optimere arbejdsprocesser. Den består i at en gruppe af medarbejdere jævnligt mødes foran en tavle for i fællesskab at skabe forbedringer.

Af Lars Tegl Rasmussen, Kompetenceforum, lars@kompetenceforum.dk

Tavlemøder er et meget anvendt lean-værktøj. Det synes at være let at starte op og tilsvarende svært at holde i live. Denne konstatering er baggrunden for, at vi satte os for at se, om der skulle være nogle mønstre i brugen af tavlemøde. Mønstre som kan inspirere og skabe bedre udbytte.

Undersøgelsens formål er at kortlægge anvendelsen af tavler i forbedringsarbejdet i Danmark. Undersøgelsen er webbaseret og bygger på 98 besvarelser. Disse fordeler sig ligelig på offentlige og private organisationer, ¾ af dem har mere end 100 ansatte og de fordeler sig ligeligt på outputkategorierne: Administration, service og produktion.

Undersøgelsen er koncentreret omkring at kortlægge:

  • De grundlæggende rammer for tavlemøderne (layout og mødefrekvens).
  • Tavlens indholdsmæssige fokus.
  • Vurdering af ledere og medarbejderes aktivitet og involvering.
  • Organiseringen af tavlemøder.

Nedenfor sammenfattes undersøgelsens resultater ligesom disse perspektiveres:

Ad. De grundlæggende rammer for tavlemøderne
Med de grundlæggende rammer forstås her graden af fælles layout af tavler samt mødefrekvens.

Graden af fælles layout fordeler sig jævnt mellem svarmulighederne, idet 1/3 har en høj grad af fælles layout, og ¼ ikke har det, medens resten ligger i mellemgruppen. Diversiteten kan være udtryk for et bevidst valg eller tilfældigheder. Reelt burde politikken på området afspejle en ledelsesmæssig prioritering mellem central styring og lokal indflydelse. Diversiteten tyder på behov for en ledelsesmæssig prioritering.

61 pct. holder tavlemøder ugentligt og 13 pct. dagligt. 26 pct. har anden frekvens. Hyppigheden af tavlemøder skal tage afsæt i det konkrete forbedringsbehov. Når 61 pct. afholder det ugentligt kunne man fristes til at tro, at der mangler sådanne overvejelser.

Ad. Tavlens indholdsmæssige fokus
Tavlen er et lean-værktøj og skal indholdsmæssigt afspejle leans DNA i form af fokus på mål, arbejdsprocesser og procesoptimering.

Præcis målstyring anvendes i 42 pct. af organisationerne, direkte fokus på arbejdsprocesser angives i 31 pct., medens fokus på procesoptimering angives i 40 pct. Imidlertid er det kun i 8 pct. af virksomhederne, hvor man højt prioriteret samtidigt anvender alle 3 aspekter. Det tegner et billede af, at en lille gruppe virksomheder kører fokuseret efter lean-DNA, medens hovedparten betragter det som et tag-selv bord. Når man ved ” tag selv bordet” kun i nogen eller i mindre grad forfølger mål, arbejdsprocesser og procesoptimering, kan man jo spørge: Hvad har man så sat i stedet – og har det noget med lean at gøre?! Eller er tavlemøderne delvist et udtryk for ”grøn stue” i ny forklædning.

Ad. Vurdering af ledere og medarbejderes aktivitet og involvering

Kun 10 pct. af virksomhederne vurderer, at deres medarbejdere er aktive og involverede på alle de medarbejderrelaterede spørgsmål. Dvs. at man kun i en mindre del af virksomhederne vurderer, at medarbejderne generelt er aktive og involverede. Modsat vurderer man i 16 pct. af virksomhederne, at medarbejderne i mindre grad eller slet ikke er involveret og aktive. Broderparten af virksomhederne ligger i mellemgruppen. Der er formentlig et stort forbedringspotentiel gemt i en bedre medarbejderinvolvering.
Undersøgelsen viser, at ledere og mellemledere vurdere tavler som forbedringsværktøj relativt højt. Den viser også, at i de organisationer hvor ledelsen rater højt, også er de organisationer hvor det vurderes at medarbejderne er mest aktive og involverede. Når dette er tilfældet, er det så ikke en fejl, når man i nogle virksomheder afholder tavlemøder uden at lederen er tavlefører!

Ad. Organiseringen af tavlemøder
Grundlæggende er tavler placeret i nærmiljøet, og de er ikke- elektroniske. Der synes at være et utal af organisationsmodeller. På baggrund af undersøgelsen kan man imidlertid opstille 2 prototyper:

Den centrale model:

  • Hvor gruppen ikke kan ændre i layout (30 %).
  • Nærmeste leder forestår møderne (75%).
  • Der er mødepligt (72%).
  • Der er ikke fravær (38%).
  • Tavlemøder kombineres ikke med anden aktivitet (52%).

Den decentrale model:

  • Gruppen kan lokalt ændre i layout (48%).
  • Andre end lederen kan forstå møderne (41%).
  • Der er ikke altid mødepligt (25%).
  • Der kan være fravær pga. andet arbejde (58%).
  • Tavlemøder kan kombineres med anden aktivitet (46%).


Det er god tone, at man skal vælge organiseringsmodel pba. virksomhedskulturen. Men er alle modeller lige effektive i henseende til at skabe forbedringer med lean-relevans? De mange variationer, vi ser i måden at organiserer sig på, kan skyldes at tavlemøder omfatter mange andre emner end forbedringer af arbejdsprocesser? Såfremt dette er rigtigt, er der så behov for at skærpe lean-profilen på tavlemøder og flytte de øvrige emner over i andet regi?

Er du interesseret i at se hele undersøgelsen, kan du downloade den på www.kompetenceforum.dk.