Ved du, hvor meget det koster at modtage en faktura?

At sætte strøm til håndteringen af fakturaer er en af de lavthængende frugter, som mange virksomheder endnu ikke har plukket. Det gør ikke bare hverdagen lettere, det sparer også mange penge og giver overblik over virksomhedens cash-flow.

Automatisér håndteringen af fakturaer og få overblik over jeres cash flow

Billedtekst: At sætte strøm til virksomhedens fakturaer kan spare op imod 50 % af virksomhedens udgifter i forbindelse med fakturering.

Fakturaer er en nødvendig grundsten i enhver virksomheds administration, men ofte også en kilde til frustration, der udløser det ultimative bureaukrati i en virksomhed ­– kontrolprocedurer, godkendelsesregler, bogføring – og rykkere fra leverandører, når fristen overskrides.

Det starter med endnu en konvolut, der bliver afleveret hos receptionisten. En faktura, der skal journaliseres og sendes videre til finansafdelingen. Her lægges den i en konvolut igen og bliver sendt til godkendelse ude på et produktionssted. Her kan den så vente, til den ansvarlige kommer tilbage fra ferie.

I mellemtiden er betalingsfristen overskredet. Ingen har kunnet svare på, hvor regningen er henne, og leverandøren – der egentlig skulle være firmaets bedste samarbejdspartner – er godt sur i skralden.

"Det er det oplagte mareridt, og det kan gøres meget nemmere," forklarer Jan Strøm, functional solution architect hos EG A/S og ekspert i processerne vedrørende fakturahåndtering. Ifølge Jan er der tre kernefaktorer, som virksomheden skal holde øje med:

"Procesoptimering, overblik og sikkerhed er nok de vigtigste nøgleområder, når vi sætter fakturaløsninger op for vores kunder."

Omkostningerne ved at håndtere en leverandørfaktura manuelt kan variere fra 150 til 500 kr. afhængigt af virksomheden. Men ved at sætte strøm til fakturaerne kan disse omkostninger reduceres med 25-50 % pr. faktura. Ud over at frigøre ressourcer i økonomiafdelingen giver det også et bedre overblik over virksomhedens omkostninger og reducerede renteudgifter, et sikrere og mere effektivt godkendelsesflow og lettere budgetteringsarbejde. Som bonus får virksomheden ovenikøbet en grønnere løsning.

Procesoptimering – så automatisk som muligt
"Det er lidt absurd, hvis det er en bagerfaktura på 75 kr., der koster flere hundrede kroner at føre gennem en virksomhed,” siger Jan Strøm. For ofte kan man meget nemt udvide sit allerede eksisterende ERP-system, så hovedparten af opgaven automatiseres.

Ankommer fakturaen fx i et almindeligt digitalt format som OIOUBL, kan alle oplysninger sendes direkte videre ind i firmaets systemer til den rigtige modtager. Er der tale om en vedhæftet pdf-fil eller en indscannet kopi, vil et Optical character recognition-system (OCR-system) kunne genkende langt de fleste oplysninger automatisk.

"Den første store fordel er, at oplysninger, som for eksempel beløb, kontonumre, fakturanumre mv., ikke skal indtastes, men ryger direkte ind i ERP-systemet. Har virksomheden sat det rigtige organisationshierarki op, ved systemet også, hvem der kan godkende fakturaer fra de forskellige leverandører. Det er enormt tidsbesparende, når fakturaen ikke skal skifte hænder, men går direkte til den ansvarlige," siger Jan Strøm og fortsætter:

"Faktisk kan fakturaen ligge til godkendelse hos den rette person et minut efter, at den er afsendt fra leverandøren, helt uden at der er nogen, der har brugt kræfter på at administrere. Det er meget store beløb, man kan spare i administration, når processen er så automatiseret."

I Norden, hvor digitaliseringen er vidt udbredt, er 80-90 % af leverandørerne desuden i stand til at levere en elektronisk faktura. Tilbage er kun kerneopgaven – at godkende, at fakturaen stemmer overens med de varer eller ydelser, der er leveret.

Overblik – ingen oversete betalingsfrister
Automatiseringen giver blandt andet et langt bedre overblik over virksomhedens fakturaer, godkendelser og cash-flow og en fuldstændig eliminering af rykkergebyr.

"En af vores kunder havde normalt 4-500 fakturaer liggende i systemet, som de reelt ikke vidste, de havde i huset. Efter at de fik automatiseret håndteringen, blev det antal bragt ned til nul. Det er en virksomhed, der investerer rigtig meget, og samlet set var det et anseeligt millionbeløb i euro, som de nu har et præcist overblik over, hvornår skal betales,” fortæller Jan Strøm.

"Det mindsker også risikoen for, at man overser en betalingsfrist, og så kan man desuden altid svare, hvis nogen spørger til en faktura. Det er ret vigtigt, når virksomheden skal bevare det gode samarbejde med deres leverandører."

Endelig giver den hurtige betalingsgang også virksomheden mulighed for at opnå rabatter.

"Flere virksomheder udnytter det faktum, at de altid kan betale fakturaer meget hurtigt, til at forhandle kontantrabatter hjem hos leverandørerne. Det er en meget direkte gevinst, som man kan høste på den måde," siger Jan Strøm.

Sikkerhed – ingen slettelak i kopirummet
Digitaliseringen giver samtidig en gennemsigtighed og en præcis styring, som mindsker risikoen for fejl og mangler i behandlingen af fakturaen.

"Det er afgørende, at der er adskillelse mellem kritiske forretningsgange. At det for eksempel er én person eller flere personer, der godkender, og en anden, der udfører betalingen."

Samtidig ligger der den ekstra sikkerhed i et fakturasystem, at det er en helt tredje person, der har fastlagt reglerne for, hvem der har prokura på hvilket niveau, og systemets log vil til enhver tid vise, hvem der har godkendt hvad.

"Det er nu endegyldigt slut med, at nogen fusker med slettelak og kontonumre i kopirummet," beroliger Jan Strøm.