Dit ERP-system kræver den rigtige ekspert med de rigtige værktøjer

Et ERP-system er bygget som en kompleks motor, der fra tid til anden kræver, at du vedligeholder den. Men det kan være svært, hvis du ikke har de rigtige værktøjer eller ved, hvad du kigger efter.

Dit ERP-system kræver den rigtige ekspert med de rigtige værktøjer

Et ERP-system er en kompleks samling af forskellige it-komponenter, som danner grundstammen i de fleste virksomheders it-setup og dermed også fremdriften af organisationens administration. Derfor er det vigtigt, at du proaktivt vedligeholder systemet og løbende er opmærksom på, at der ikke opstår problemer, som langsomme responstider, nedbrud og fejlbehæftede data.

Du kan sammenligne det med din bil. Langt de fleste af os ved ikke præcis, hvad der foregår under motorhjelmen. Jo, det er en mekanisk motor, og fremdriften skyldes kontrollerede eksplosioner i en række af cylindre. Og derfor skal vi hælde benzin eller diesel i maskinen, hvis vi vil have den til at flytte sig. Samtidig ved vi også, hvilke håndtag, knapper og pedaler, vi skal trykke på for at få det til at ske.

Måske ved du også, hvor mange cylindre der er i lige nøjagtig . Men ellers holder du dig til at fylde sprinklervæske på, tjekke olien (måske lidt for sjældent) og få skiftet dækkene en gang hvert halve år – eller når du pludselig bliver overrasket af sneen.

På samme måde agerer vi med ERP-systemer. Vi ved, at systemet fungerer, når vi fylder den rigtige form for brændstof (data) på og trykker på de rigtige knapper i de rigtige menuer. Nogle af os ved også lidt mere grundlæggende, hvordan vi undersøger, om vi nu også alle putter data ind de rigtige steder, og om der er nok af dem. Og vi ved også, at it-afdelingen en gang imellem tjekker ind på tilgængeligheden, og hvor meget kraft det kræver at holde systemet kørende.

Men for de fleste af os, så aner vi faktisk ikke, hvad der foregår "under motorhjelmen" på ERP-systemet. Og det behøver vi heller ikke vide, så længe maskinen kører.

Serviceeftersyn fanger fejl i opløbet
Der er dog 2 gode grunde til, at bilen ofte bliver ved med at køre, når ERP-systemet begynder at lide af nedbrud og uforklarlige performanceproblemer.

Den første er serviceeftersynet. Vi ved alle, at vi efter et vist antal kilometer eller en fastsat tidsramme skal have bilen til service. Hvorfor? Fordi vi ikke vil risikere, at der pludselig opstår problemer, vi kunne havde forudset.

Serviceeftersynet holder os ikke skadesfri, hvis vi selv laver en fejl og ødelægger bilen. Det er heller ikke nogen garanti for, at vi ikke oplever et sammenbrud – og jo ældre bilen bliver, jo oftere sker det, at der opstår fejl. Med serviceeftersynet får vi en grundig gennemgang af alle delene fra en autoriseret mekaniker, hvilket betyder, at han opdager ting, før de opstår, så du kan få bilen fikset, før de udvikler sig til større problemer og eksempelvis også ødelægger andre dele af motoren.

Du ved også, at det er vigtigt, at eftersynet bliver foretaget af en professionel, der ved, hvad han skal kigge efter og har de rigtige værktøjer. Ellers risikerer du, at der er ting, som burde være opdaget, der ikke dukker op, før du pludselig hører en forkert lyd og ender med at stå i siden af vejen og vente på vejhjælpen.

Advarselslamper og temperatur
Den anden store forskel er, at bilerne fra fabrikkens side er indrettet med automatiske signaler, der advarer dig, når der er noget galt. På den måde gør bilen, eller i hvert fald dit instrumentbræt, dig opmærksom på, hvornår der er noget, du burde få fikset eller som minimum tjekket hurtigst muligt.

Hvorfor der ikke findes faste regler for serviceeftersyn af ERP-systemer, vil jeg ikke spekulere i. Og desværre er det endnu ikke lykkedes at indbygge den form for overvågning af systemet, som gør, at it-afdelingen altid har et stærkt overblik over systemet.

Derfor er mit gæt også, at det efterhånden er ved at være et stykke tid siden, dit system har fået et serviceeftersyn af en professionel, der har de rigtige værktøjer ved hånden. Og at it-afdelingen ofte må lede i blinde, når de skal finde grunden til, at systemet ikke performer, som det bør. Det spilder både tid og ressourcer i it-afdelingen. Og samtidig ved du aldrig, hvornår og hvorfor det næste systemnedbrud rammer –  og hvilken konsekvens det har for din virksomhed.

Så hvad gør du, hvis du allerede nu har et it-system, der hænger lidt i limningen? Du begynder at kigge efter en it-leverandør, der ikke bare har eksperterne, men også de rigtige værktøjer, og som kender din branche og de processer, det kræver.

Og ja, det betyder muligvis, at du lige nu bliver nødt til at foretage en ekstra investering lige nu, som ikke virker bydende nødvendig. Men når du ser en familiefar holde i nødsporet på motorvejen med pakkenelliker op over begge ører, 3 skrigende børn på bagsædet og en kone, der lige har fået ødelagt familieferien, så vil du nok også ønske for ham, at han havde nået at få bilen til service.

 

Til daglig hjælper Velimir virksomheder med at finde de fejl, der skaber problemer og dårlig performance i deres Dynamics-løsninger. Du kan altid besøge Velimir på LinkedIn, hvor han ofte skriver om og kommenterer IT til virksomheder, eller skrive direkte til ham på velimir.davidovski@eg.dk.