Brugervenlighed og færre fejl – gør dit it-system mobilt

Når du udvider dækningen af dit it-system til også at fungere på mobile enheder, som fx telefoner og tablets, giver du medarbejderne en bedre oplevelse, du minimerer spildtid og undgår fejl.

Med apps kan du hurtigere skabe overblik over lageret - og dine medarbejdere bliver mere effektive

Ved at anvende apps kan du udnytte fordelene ved de mobile enheder, dine medarbejdere i forvejen anvender i hverdagen.

I mange virksomheder har der gennem en årrække været fokus på at skabe et gnidningsfrit it-miljø for de administrative medarbejdere. Men ude på lageret, i produktionen eller i bilen hos sælgeren har noter på papir og udprintede lister, som senere blev indtastet i it-systemet, altid været nødvendige.

Virksomhedens systemer – og især det centrale ERP-system – har nemlig ofte kun fungeret som en lokal installation på pc'er – og det har taget mobile enheder, som fx tablets, scannere og mobiltelefoner, ud af ligningen. Men med adgangen til at udvikle apps, som skræddersys til platformen, og som fungerer uden direkte opkobling til systemet, er der åbnet for nye muligheder.

App skræddersyet til lageroptælling
Hos Stenhøj, producent af maskiner og udstyr til blandt andet autoindustrien, fortæller Karsten Ørbech, Business Process Support Manager, hvordan en app til deres scannere har gjort lageroptællingen mere smertefri og har resulteret i færre fejl.

"Tidligere havde du en scanner, hvor du fik hele skærmbilledet fra vores Dynamics AX ned på det lille display. Det var ikke særlig brugervenligt, og det hele var meget småt. Samtidig skulle den hele tiden være forbundet til systemet – hvilket resulterede i langsommere svartider og en genstart med efterfølgende ventetid for at få forbindelse til AX, hvis scanneren mistede forbindelsen til netværket."

Ved at lagre dataene i appen og ikke direkte i systemet er man ikke afhængig af, at der hele tiden er forbindelse til AX. Samtidig giver det en stor reduktion i mængden af data, der skal flyttes til og fra scanneren – og det kan være en stor fordel på et lager.

"Før skulle medarbejderne gå rundt med papir og blyant de steder, hvor der ikke var forbindelse til det trådløse net – og du skulle passe på ikke at komme væk fra de områder, hvor netværket dækkede. Og hvis det trådløse net gik ned? Så kunne du ikke fortsætte, før det var oppe igen. Ved at lave en løsning i en app har vi mulighed for at anvende alle former for enheder med et iOS- eller Android -styresystem, hvilket gør, at vi kan oprette forbindelse via simkort/telefonnettet."

Skiftet til appen kom ikke helt uden problemer i første omgang. Men allerede ved anden lageroptælling var forskellen slående.

"I løbet af dagen fik vi kun 5 opkald fra brugere, som havde problemer. Før i tiden med det gamle system havde vi to mand siddende hele dagen bare til at hjælpe medarbejderne med at komme online igen og fejlfinde. Så vi har nu en langt nemmere og mindre frustrerende proces end tidligere."

Spar tid, og minimer fejl
De gode erfaringer med appen har givet blod på tanden. Og hos Stenhøj overvejer de derfor nu at udvide brugen af apps til blandt andet deres lagerpluk og varemodtagelse. Både for at spare tid og for at reducere mængden af fejl.

"Vi regner med at kunne spare en masse tid på lageret. Vi sparer nogle papirgange, når medarbejderne kan aflæse og registrere direkte i systemet i stedet for at skulle udprinte papirer, udfylde dem og senere indtaste dataene i systemet. Og samtidig minimerer vi også antallet af fejl, fordi medarbejdere ikke først skal notere ned og så timer senere indtaste ting i systemet," siger Karsten Ørbech.

Det drejer sig dog også om at tilpasse sig den virkelighed, som medarbejderne lever i, forklarer Karsten Ørbech.

"I dag har du din telefon i lommen, og du bruger den til alt. Så medarbejdere – og især de yngre af slagsen – forventer, at du giver dem samme muligheder på deres arbejdsplads. De forventer, at deres arbejdsplads følger med tiden. Så det er selvfølgelig et skridt i den retning, hvor vi gør os attraktive for kommende kolleger," slutter han.