Gør det nemmere for de ansatte at komme med ideer

Mange medarbejdere oplever, at deres ideer til optimering af virksomheden aldrig bliver overvejet. "De fleste virksomheder opfatter innovation som ambitiøse måneskudsprojekter. Men organisationerne skal vænnes til at sætte lighedstegn mellem ideer og værdi på meget lavere niveau," siger Jesper Juel, CEO for Ideanote.

Jesper Juel, CEO for Ideanote, foran kontoret

Billedtekst: "Du skal spørge specifikke dele af arbejdstyrken om ideer til konkrete udfordringer, så de ansatte ved, hvilke typer af ideer virksomheden forventer og om hvad," siger Jesper Juel, CEO i Ideanote

De fleste ledere ser gerne, at medarbejderne bidrager til virksomheden med ideer – men af den ene eller den anden grund bliver vejen fra ide til gennemførsel for lang. Det fortæller Jesper Juel, CEO i Ideanote:

"Vi har brugt et år på at snakke med 500 af Danmarks største virksomheder. Og der er mange utrolige historier om ansatte med gode ideer, som kunne hjælpe deres virksomheder og give et positivt aftryk på bundlinjen, men hvor man på grund af den ene eller den anden strukturelle hindring ikke kunne komme frem til personen, der skulle tage stilling til ideen."

Frygt for ikke at leve op til medarbejdernes forventninger
Mange ledere frygter, hvad der sker, hvis de åbner op for sluserne og frit lader medarbejderne komme med deres forslag:

"I de fleste virksomheder har man gjort det alt for svært for de ansatte at komme med forbedringsforslag – også selvom det er til organisationens bedste. Mange direktører er simpelthen bange for at åbne for input fra de ansatte på kontinuerlig basis. Deres antagelse er, at den downside, de får ved ikke at rykke og eksekvere på ideerne, er større end det potentielle win, der er ved at opfordre til at komme med input."

Men den antagelse er ifølge Jesper Juel forkert. Medarbejderne har nemlig fuld forståelse for, at man ikke altid kan gennemføre alle ideer:

"Det, vi fandt ud af, var, at det for de ansatte ikke kun handler om at få eksekveret deres ide. Det handler også om, at de ansatte oplever, at de bliver hørt, at de kan følge deres ide og se, hvor den ender, og at de bliver anerkendt for at komme med et bidrag til virksomheden."

Workshops, sociale værktøjer og forslagskasser
Frygten betyder, at man ofte, bevidst eller ubevidst, opsætter et system, der som udgangspunkt er designet til at neddrosle forventningerne til forandringer.

"I de fleste danske, mellemstore og store virksomheder er man stadig på workshopniveau eller den klassiske medarbejderdag en gang om året. Og så har vi selvfølgelig den gamle, fysiske forslagskasse. Det er der nogle klare problemstillinger i. For det er simpelthen ikke tilfredsstillende for et menneske at aflevere sin ide i en forslagskasse, hvis man ikke ved, hvilke ideer virksomheden vil have. Eller at aflevere sin ide på en workshop og så aldrig høre om den igen. For hvad sker der med min ide? Hvem skal kigge på den? Og hvornår kan jeg forvente svar?," forklarer Jesper Juel.

En anden løsning er at anvende sociale værktøjer, hvor de ansatte får et internt, socialt medie til at diskutere og komme med ideer – men det bliver ofte en legeplads uden regler … og uden noget resultat.

"Sociale platforme er fint nok. De gør en masse gode ting – men problemet er, at der ikke er nogen, der har et ansvar for at samle ideerne op – hvem er det, som håndterer de input, der kommer? Det er der ingen, der ved – for ingen er ansvarlige. Hvis man vil sørge for, at de ansatte spilder deres tid på innovation, så skal man anvende et socialt værktøj, for så bruger de hurtigt 3 timer, uden at der nogensinde kommer et resultat ud i den anden ende."

Sæt struktur på indsamlingen
I stedet bliver man nødt til at strukturere sin ideindsamling og fortælle de ansatte, hvad man forventer af dem:

"Du skal spørge specifikke dele af arbejdstyrken om ideer til konkrete udfordringer, så de ansatte ved, hvilke typer af ideer virksomheden forventer og om hvad. På den måde skaber du det rigtige mindset for at tænke i de baner, du søger input til. Og de ansatte ved samtidig, at hvis de skyder uden for målskiven og har ideer, der ikke er relevante i forhold til emnet, så bliver de nok ikke prioriteret særlig højt," siger Jesper Juel.

Samtidig skal du prioritere at behandle ideerne løbende:
"De fleste virksomheder opfatter innovation som ambitiøse måneskudsprojekter. Men organisationerne skal vænnes til at sætte lighedstegn mellem ideer og værdi på meget lavere niveau. Vi skal helt ned og sige, at vi allokerer 50.000 til, at nogle mellemledere hver fredag kan sidde sammen og evaluere de input og ideer, der kommer ind. Typisk er mange af ideerne relevante for flere afdelinger – men de dør ofte, fordi de ikke rammer den enkelte leders KPI. Men med et team på tværs kan man sammen finde de ideer, der skaber mest værdi for virksomheden," forklarer Jesper Juel.

Gør plads til den kontinuerlige forbedring
Uden den kontinuerlige behandling og vurdering af ideer bliver det nemlig et uoverkommeligt projekt bare at præsentere ideen:

"Der findes noget så håbløst som et 40-siders pdf-dokument lavet af Harvard Business Review, der beskriver, hvordan du pitcher en ide til din chef. 40 sider, bare om, hvordan du bygger din sag. Og jeg kan godt se, hvordan det giver mening, hvis man fremlægger et større projekt til mange millioner eller en ny patenterbar løsning i en medicinalvirksomhed. Men de fleste ideer, der kommer på arbejdspladsen, handler om små forbedringer. Det er ideer, der kan optimere dagligdagen. Og på en global markedsplads skal man ikke undervurdere, hvor meget det kan ændre på forretningens bundlinje. Det er jo tit de små innovationer, som gør, at man kan være billigere eller innovere hurtigere eller gøre kunderne den smule gladere. Og det er de marginaler, der gør forskellen på, om du bliver nummer 1, 2 eller 3. Så der er de små værdier lige så værdifulde som de store – og det er derfor, det er vigtigt at gøre plads til dem."