Er virksomheden proces- og teknologimoden?

Holder virksomhedens it-løsninger jer konkurrencedygtige i årene fremover? Læs her hvilke udfordringer, du skal holde øje med, hvis du er i tvivl.

Er virksomheden proces- og teknologimoden?

Et forældet ERP-system kan holde den digitale udvikling i virksomheden tilbage – og det kan i sidste ende betyde tabt konkurrencekraft overfor konkurrenterne. Vi har snakket med Bo Hjort Christensen, højskolelektor ved Handelshøjskolen BI i Oslo og en af Skandinaviens ledende eksperter på området om, hvilke faktorer man skal holde øje med.

Hvor skal man starte?
Målet med en teknologisk og processuel opgradering er at videreudvikle produktkvaliteten, reducere omkostningerne og bruge minimale ressourcer på udvikling og tilpasning af software.

Den rigtige investering koblet med de nødvendige processuelle ændringer i virksomheden kan være med til at positionere virksomheden i år frem og spare en masse unødige omkostninger og besværligheder. Derfor bliver du nød til at starte med at kigge på dit nuværende udgangspunkt, for at finde frem til, hvor I gerne vil stå i fremtiden, forklarer Bo Hjort Christensen.

"De første advarselslamper begynder at blinke, når du kigger på regnskabet. Vinder eller taber I salg? Gevinster, der opnås gennem digitalisering, skal afspejle sig i regnskabet. Skab overblik på en lang række parametre: Salgstal, omkostning til råvarer, cost-of-sale og kvalitetsomkostninger. Få en detaljeret oversigt, som kan være med til at belyse, om virksomheden har pådraget sig ekstra omkostninger eller er ved at opbygge en teknologigæld i forhold til markedet."

Mister I penge, selvom alt kører som det skal?
Når man har indsamlet de forskellige nøgletal og kigget på udviklingen, er der især en hovedindikator, der kan være med til at understrege, at det er på tide at foretage en teknologisk opgradering eller ændring:

"Kerneargumentet for, at din virksomhed bør foretage en teknologisk opgradering er ganske enkelt: Fungerer alle led i virksomheden, som de skal, imens virksomhedens overskud forsvinder? Så er det noget galt. Det er derfor, det er så vigtigt at kigge på regnskabet – for det er her, man finder beviserne på, om arbejdsprocesserne og teknologien er gode nok i forhold til standarden på markedet," mener Bo Hjort Christensen.

Undersøg procesmodenheden
Det kan være svært at vurdere, hvor virksomhedens procesmodenhed ligger, før man gør et grundigt stykke arbejde for at måle den. En moden virksomhed baserer sine processer på en fastlagt, systematisk proces, som ledelsen og medarbejderne sammen tager ansvar for hele tiden at bygge videre på og forbedre.

I den modsatte ende finder vi "plejer". Organisationer, hvor ingen rigtig ved, hvorfor vi gør noget på en bestemt måde, men hvor vi fortsætter, fordi det er en del af rutinen.

Ifølge Paul Harmon, forfatteren til bogen Business Process Change, kan man dele procesmodenheden op i 5 forskellige niveauer:

1. Første niveau er en umoden virksomhed, hvor processerne ikke er sat i system, og som udefrakommende kan opfattes som udefinerede og tilfældige. Der er ingen systemer for at måle effektivitet eller forbedringer, som kan hjælpe med at optimere virksomhedens arbejdsgange.

2. Et skridt længere oppe på stigen er man begyndt at fokusere på processerne og er startet med at gentage de handlingsmønstre, der virker. Enkelte overgribende processer er implementeret og giver bedre indikation af slutresultatet, men underprocesserne er stadig udefinerede og underudviklede, hvilket leder til store udsving i det estimerede resultat.

3. På tredje niveau har virksomheden defineret et flertal af processer og underprocesser. Virksomheden begynder at få det indblik, som betyder, at man kan foretage forebyggende skridt, hvis processerne begynder at skride.

4. Det fjerde niveau er hvor man begynder bevidst at lede procesarbejdet. Man har udviklet et system til at måle effektiviteten og et egentlig ansvar for procesledelsen er etableret. Processer bliver målt og justeret for at opnå fremtidige målsætninger og underprocesserne er organiserede og tilrettes for at støtte op om de strategiske mål.

5. På det sidste niveau har man ikke bare det fulde overblik, men man har også et decideret team, hvis opgave er at arbejde med at forbedre processerne og effektiviteten. Alle ansatte er instrueret i og følger den samme procestankegang, som betyder, at virksomheden yder maksimalt, ligegyldigt hvem der er på opgaven.

Bruger i flere penge på vedligehold end udvikling?
En sidste vigtig indikator på, at det er på tide at få en teknologisk opgradering, er mængden af budgettet, som bruges på vedligehold.

En norsk undersøgelse, lavet af Aftonbladet, viser at virksomheder ofte bruger flere penge på lappeløsninger til det nuværende system, end på at udvikle nye teknologier og processer, der kan erstatte de gamle. Dermed bruger disse virksomheder flere penge på at fikse det, de allerede ved er forældet, i stedet for at kigge på, hvad de får brug for i fremtiden.