Vet du hvor mye det koster å motta en faktura?

En elektronisk håndtering av fakturaer er en lavt hengende frukt, som mange selskaper ennå ikke har plukket. Det gjør ikke bare hverdagen lettere, du sparer også mange penger og gir en bedre oversikt over selskapets kontantstrøm.

Vet du hvor mye det koster å motta en faktura?

Fakturaer er en nødvendig grunnstein i enhver bedrifts administrasjon, men ofte også en kilde til frustrasjon. Det utløser det ultimate byråkrati i en bedrift – kontroll-prosedyrer, godkjennelsesregler, bokføring, påminnelser fra leverandører når fristen har gått ut.

Det starter med en konvolutt, som blir levert i resepsjonen. En faktura som skal journalføres, og bli videresendt til finansavdelingen. Her legges den i en ny konvolutt, og blir sendt til godkjennelse ute på produksjonsplassen. Her kan den ligge å vente, helt til den ansvarlige kommer tilbake fra ferie.

I mellomtiden har betalingsfristen gått ut. Ingen kan svare på hvor fakturaen har tatt veien, og leverandøren – som egentlig skulle vært firmaet beste samarbeidspartner – er potte sur.

Det er det komplette marerittet, og det kan gjøres på en mye enklere måte”, forteller Jan Strøm, som er Functional Solution Architect hos EG A/S og ekspert i prosessene vedrørende fakturahåndtering. I følge Jan er det tre kjernefaktorer, som bedriften bør holde øye med:

Prosessoptimalisering, overblikk, og sikkerhet er nok de viktigste nøkkelområdene, når vi legger frem fakturaløsningene til våres kunder.

Kostnadene ved å håndtere en leverandørfaktura manuelt, kan variere fra 150-500 kroner, helt avhengig av hvilken bedrift man jobber med. Ved bruk av elektroniske fakturaer, kan disse omkostningene reduseres med 25-50 % per faktura. I tillegg til å frigjøre ressurser i økonomiavdelingen, gir det også en bedre oversikt om selskapets omkostninger, og dette vil redusere renteutgifter, samt gi en sikrere og mer effektivt godkjennelsesstrøm. Dette kan også gi enklere budsjetteringsarbeid. Som en ekstra bonus får bedriften tatt i bruk en grønnere løsning.

Prosessoptimalisering – så automatisk som mulig
Det er litt absurd, spesielt hvis man får inn en baker-faktura på 75 kroner, så koster det flere hundre kroner for å lede fakturaen gjennom selskapet,” sier Jan Strøm. Veldig ofte kan man enkelt utvide sitt eksisterende ERP-system, slik at mesteparten av jobben automatiseres.

Hvis fakturaen for eksempel ankommer i et standard digitalt format, som OIOUBL, kan alle opplysninger senes direkte viere innen firmaets systemer, slik at den kommer til riktig mottaker. Hvis det er snakk om et PDF-vedlegg, eller en scannet kopi, vil et Optical charakter recognition-system (OCR-system) kunne gjenkjenne de fleste opplysninger automatisk.

Utrolig nok, så kan fakturaen ligge til godkjennelse hos den rette personen på bare ett minutt, etter at den er sendt fra leverandøren. Dette, helt uten at noen har brukt noen krefter på å administrere fakturaen. Det er veldig store beløp man kan spare i administrasjon, når prosessen er automatisert.

I Norden, hvor digitaliseringen er utbredt, er 80-90 % av leverandørene i stand til å levere en elektronisk faktura. Tilbake, er kun kjerneoppgaven – å godkjenne at fakturaen stemmer overens med de varer og ytelser som er levert.

Overblikk – ingen oversette betalingsfrister
Automatiseringen gir blant annet et langt bedre overblikk over selskapets fakturaer, godkjennelser, pengestrømmen, og eliminerer gebyrer hvor man har betalt for sent.

En av våres kunder hadde normalt 4-5000 fakturaer liggende i systemet, hvor de egentlig ikke visste hvor alle fakturaene lå på huset. Etter at de fikk automatisert håndteringen, ble antallet redusert til null. Det er et selskap, som investerer mye, og samlet sett ble det et betydelig millionbeløp i euro, som de nå har et nøyaktig overblikk over, og vet akkurat når det skal betales,” forteller Jan Strøm.

Dette minsker også risikoen for at man overser en betalingsfrist, pluss at man kan alltid svare hvis noen spør om en faktura. Det er veldig viktig, når selskapet skal bevare det gode samarbeidet med en leverandør.

Den raske betalingsgangen gir også selskapet muligheter for å oppnå rabatter.

Flere selskaper utnytter det faktumet at de alltid kan betale fakturaer veldig raskt, for å forhandle kontantrabatter hos leverandørene. Det er en direkte gevinst som man kan høste,” sier Jan Strøm.

Sikkerhet – ingen korrekturlakk på kopirommet
Digitaliseringen gir samtidig en åpenhet og en nøyaktig kontroll, som minsker risikoen for feil og mangler i behandlingen av fakturaen.

Det er viktig at det er et skille mellom kritiske forretningsprosesser, et eksempel kan være at en eller flere personer, som godkjenner og en annen som utfører betalingen.

Samtidig ligger det en ekstra sikkerhet i et fakturasystem, hvor en person har fastsatt reglene for hvem som har prokura på hvilket nivå, og loggen i systemet vil til enhver tid vise hvem som har godkjent hva.

Nå er det endelig over med tull og tøys med korrekturlakken og kontonummer i kopirommet,” sier Jan Strøm beroligende.