Brukervennlighet og færre feil – gjør ditt IT-system mobilt

Når du utvider dekningen av IT-systemet ditt, vil dette også fungere på mobile enheter, som for eksempel telefoner og nettbrett. Du gir medarbeiderne en bedre opplevelse, minimerer nedetid og unngår feil.

Brukervennlighet og færre feil – gjør ditt IT-system mobilt

I mange selskap har det gjennom en årrekke vært fokus på å skape et sømløst IT-miljø for de administrative medarbeiderne. Men ute på lageret, i produksjonen, eller i bilen hos selgeren har notater på papir, som senere har blitt lagt inn i datasystemet, alltid vært nødvendig.

Selskapets systemer – og spesielt det sentrale ERP-systemet – har ofte kun fungert som en lokal installasjon på PCer – og det har tatt mobile enheter, som nettbrett, skannere, og mobiltelefoner, ut av ligningen. Med adgangen til å utvikle apper, som skreddersys til plattformen, og som fungerer uten direkte oppkobling til systemet, er det åpent for nye muligheter.

App skreddersydd til lageropptelling
Hos industribedriften Stenhøj, produsent av maskiner og utstyr til blant annet bil-industrien, forteller Karsten Ørbech, Business Process Support Manager, hvordan en app til skannerne deres, har gjort lageropptellingen mer plettfri som har resultert i færre feil.

Tidligere hadde du en skanner, hvor du fikk hele skjermbildet fra Dynamics AX ned på den lille skjermen. Det var ikke spesielt brukervennlig, alt var veldig lite. Samtidig skulle den hele tiden være koblet til systemet – noe som resulterte i trege svartider, og en gjenstart med påfølgende ventetid for å få forbindelse til AX, hvis skannerne mistet forbindelsen til nettverket”.

Ved å lagre dataen i appen, og ikke direkte til systemet, er man ikke avhengig at man hele tiden skal ha forbindelse til AX. Samtidig gir det en stor reduksjon i mengden av data, som skal flyttes til og fra skanneren – og det kan være en stor fordel på et lager.

Før skulle medarbeiderne gå rundt med papir og blyant der hvor det ikke var forbindelse til det trådløse nettet – og man måtte passe på at man ikke gikk bort fra de områdene hvor nettverket hadde dekning. Hvis det trådløse nettet skulle gå ned? Så kunne du ikke fortsette før nettet var oppe igjen. Ved å lage en løsning i en app, har vi muligheten til å bruke alle former for enheter med et iOS eller Android styresystem, noe som gjør at vi kan opprette forbindelse via SIM kort/telefon nettet

Skiftet til appen kom ikke helt uten problemer i første omgang, men allerede ved annen lageropptelling var forskjellen tydelig forbedret.

I løpet av en dag fikk vi fem oppringninger fra brukere, som hadde problemer. Før, med det gamle systemet, hadde vi to mann som satt hele dagen bare for å hjelpe medarbeiderne med å komme på nett og feilsøke problemer. Nå har vi et mye enklere og mindre frustrerende prosess enn tidligere”.

Spar tid, og mindre feil
De gode erfaringene med appen har gitt blod på tann. Hos Stenhøj overveier de nå å utvide bruken av apper, til blant annet lagerplukk og varemottagelse. Både for å spare tid, og for å redusere mengden av feil.

Vi regner med å spare masse tid på lageret. Vi sparer papirarbeid, når medarbeiderne kan avlese og registrere direkte inn i systemet, i istedenfor å printe ut papir, utfylle dem, og senere laste inn dataen i systemet. Samtidig minimerer vi også antall feil, fordi medarbeiderne ikke først skal notere ned og så mange timer senere, laste dette inn i systemet”, sier Karsten Ørbech.

Det handler også mye om å tilpasse seg den virkeligheten som medarbeiderne lever i, forklarer Ørbech.

I dag har du telefonen i lommen, og du bruker den til alt. Så medarbeiderne – spesielt den yngre garden – forventer at du gir dem den samme muligheten på arbeidsplassen. De forventer at deres arbeidsplass følger med i tiden. Så er det selvfølgelig et steg i riktig retning, hvor vi gjør oss attraktive for kommende kolleger”, avslutter Karsten Ørbech.