Brukervennlighet er digitaliseringens oversette hemmelighet

Å skape et IT-system som kan håndtere økende kompleksitet i mengde og type oppgaver, men som samtidig skal kunne brukes av flere brukere med minimal IT-erfaring, kan være en vanskelig nøtt å knekke. Ikke desto mindre er det akkurat det de fleste utviklere av IT-systemer i dag streber etter – for den som vinner kampen om brukervennlighet, vinner brukeren.

Brugervenlighed er digitaliseringens oversete hemmelighed

Ryggraden i virksomhetenes IT-systemer, ERP-systemene, er som en supertanker på åpent hav. Når du først har satt kurs, så følger du den. Ellers kommer du ingen steder. Og gjennom lang tid har kursen vært klar: Å skape systemer som kan håndtere den økende kompleksiteten som fulgte med den økte digitaliseringen.

På den positive siden er oppdraget lyktes. Uansett hvilket segment du befinner deg i, enten basert på størrelse eller bransje, finnes det er system som kan håndtere dine krav. På den negative siden er kompleksiteten blitt så høy at vanlige brukere blir utfordret når det gjelder IT-kunnskapene.

Men nå ser det endelig ut til at det skjer et kursskifte. I årene som kommer blir brukervennlighet nemlig det altoverskyggende stikkordet i utviklingen av IT til virksomheter.

Overveldende muligheter
Det er et par år siden vi så de første tegnene på at noe nytt var underveis. Så hva skjedde? Hvis du spør meg, så var startskuddet kombinasjonen av to store trender:

1. En voksende gruppe av nye brukere som ble stilt overfor et sett av systemer som hele tiden økte i kompleksitet.

2. Smarttelefonen og nettbrettet gikk over fra å være fritidsgadgeter til verktøy på arbeidsplassen.

Demokratiseringen av IT-systemene
I takt med at flere og flere prosesser blir koblet opp mot IT-systemet, blir en større gruppe medarbeidere nødt til å lære hvordan de interagerer med det. En øvelse som ofte mislykkes fordi medarbeiderne verken har tid eller lyst til å sette seg inn i komplekse systemer og ofte glemmer hva de skal gjøre når det går for lang tid mellom hver gang de bruker systemet.

I mange tilfeller betyr det ytterligere press på IT-avdelingen, som nå plutselig har 500 og ikke 50 brukere som ringer inn spørsmål – og som ikke har de nødvendige IT-kunnskapene.

Sagt på en enkel måte: For den uerfarne bruker som bare bruker systemet en gang imellom, er mengden av knapper, menyer og skjemaer helt uoversiktlig. Det finnes alt for mange muligheter i systemet, som ikke gir logisk mening i forhold til den enkeltes hverdag, og det skaper forvirring, som til syvende og sist fører til feil.

Nettbrettets inntog på arbeidsplassen
Nettbrett og smarttelefoner er fantastiske verktøy for medarbeidere som ikke bare kan ta en datamaskin under armen når de arbeider. I stedet for å samle inn informasjon og deretter taste dem inn i systemet, kan du gjøre det mens du står med kunden eller ved maskinen. Det styrker blant annet smidigheten og forbedrer reaksjonstiden på tvers av avdelinger, og derfor har mange virksomheter tatt de nye enhetene til seg.

Men det er én ting som er nærmest umulig på de nye enhetene – og det er å navigere i tunge, komplekse installasjoner som forretningsanalyse- eller ERP-systemer. Og inntil for få år siden var det ikke engang mulig selv om du ville. Plattformene som systemene bygger på, kan ganske enkelt ikke brukes på annet enn en Windows-datamaskin.

Så hva kan du forvente av fremtiden?
Tiden da utviklere kunne legge til en ny funksjon i ERP-systemet og se kjøperne stille seg i kø, er forbi. Evnen til å implementere, registrere, overføre eller analysere store mengder data er ikke lenger et salgsargument, men derimot grunnleggende egenskaper i alle systemer. Og snart vil vi alle ta for gitt at vi kan taste inn opplysninger fra alle enhetene våre – ellers kan vi ganske enkelt ikke leve opp til kravene digitaliseringen stiller til oss.

Derfor blir utviklerne nødt til å tenke i nye baner – og her handler det om å synliggjøre funksjoner og gjøre dem lett tilgjengelige, slik at de rent faktisk brukes og ikke bare blir til enda en besværlig linje på to-do-listen som skaper større ressursbruk enn verdi.

Vi ser det allerede i de nyeste plattformene som for eksempel Microsofts nye Dynamics AX, som har tatt store skritt mot en plattform som man kan få tilgang til overalt og fra alle enheter, eller forretningsanalyseplattformer, der den innledende databehandlingen, som tidligere krevde høy ekspertise, nå behandles automatisk og brukeren kan konsentrere seg om å tolke resultatet.

I fremtiden kommer vi til å se mange geniale tiltak og andre som vil falle flatt til jorden. Det nye fokuset på brukervennlighet vil tross alt være et nytt område for mange virksomheter. Men til syvende og sist vil det mer brukerrettede IT-fokuset bety at mange av de gevinstene som i dag går tapt i kompleksitet og manglende ekspertise, plutselig blir tilgjengelige for den vanlige IT-bruker. For akkurat som med alle andre digitale produkter er «teknisk mulig» bare en nødvendig forutsetning – den egentlige bevegelsen skjer når det også blir praktisk anvendelig for vanlige brukere.