Hvornår ved du, om I mister penge på projekter?

Som leder kan det være svært at holde styr på alle virksomhedens projekter. Men hvis informationerne til overblikket halter bagefter, eller måske aldrig indleveres, bliver det helt umuligt. Et godt overblik starter med detaljeret, men overskuelig rapportering – og det kræver de rigtige værktøjer.

Hvornår mister I penge på projekter?

Hvornår ved du, om et projekt er en god forretning? En uge efter levering? Måske en måned? Eller kan du aldrig vide dig helt sikker, fordi visse tal og udgifter aldrig bliver registreret i systemet?

I mange virksomheder omgår projektlederne virksomhedens ERP-system og bruger blandt andet decentrale regneark, til at holde styr på deres projekter. Det kan der være flere årsager til:  Fastgroede og/eller dårlige vaner, haltende funktionalitet og træning i brugen af ERP-systemet eller manglende gevinst ved at bruge det.

Men ligegyldigt grunden, er resultatet det samme: I mister overblikket, fordi vigtige informationer ligger spredt ud på medarbejdernes C-drev, i stedet for at opsamles i ét, fælles system.

Reager i realtid, når økonomien skrider
Konsekvensen er, at ingen har det fulde overblik, og at informationerne i ERP-systemet altid vil være en postgang for sent på den, fordi det kun efterfølgende opdateres af pligt.

Manglende indsigt kan være livfarligt i en projektorienteret virksomhed – ved du som leder ikke, hvilke projekter der skrider, ved du heller ikke, hvor og med hvad du skal sætte ind for at rette op og forhindre røde tal på bundlinjen.

Det store master-regneark
Løsningen er for mange, at samle alle informationer i store master-regneark. Men heller ikke den løsning giver dig et overblik i realtid, fordi indsamlingen og konsolideringen kan tage flere dage. Samtidig løber du risikoen for, at der laves fejl, når data manuelt skal indtastes og overføres af flere omgange – og ganske få personer i virksomheden kan reelt håndtere disse ark.

Du risikerer endda at komme endnu længere bagud i situationer, hvor det er kritisk at bevare overblikket. For når presset i perioder stiger, er indrapporteringen af data – især hvis øvelsen ses som et nødvendigt onde, frem for et værdiskabende værktøj – noget af det, som hurtigt begynder at halte bagefter.

Så, hvad kan man gøre, for at skabe et overblik, som står knivskarpt i pressede situationer, og som man nemt og hurtigt kan reagere ud fra?

1. Automatisér databehandlingen
I takt med at datamængden stiger ekspotentielt, stiger antallet af timer der bruges på manuelle opdateringer og overførsler. Samtidig er det menneskeligt umuligt at blive ved med at overskue og gennemgå de stigende datamængder for fejl.

Derfor handler det om at skabe en platform, hvor det både er nemt og hurtigt at indrapportere forskellige processer i en let overskuelig skabelon, som er bygget til formålet, og som derefter automatisk behandler og analyserer data.

Ved at have en platform til både indsamling og analyse, får I direkte adgang til den indsigt de skaber, det sekund de er tastet ind. Det kræver dog, at systemet er gearet til at formidle den information…

2. Få et, overskueligt overbliksbillede
Et af de største problemer med at skabe overblik over projekter, er, at informationer ofte er spredt ud i flere it-systemer. Derfor kræver det en ERP-løsning, hvor man samler alle informationerne samles i ét overbliksbillede.

Ved at skabe en platform, hvor alle informationer er tilgængelige i et, samlet skærmbillede, kan du hurtigt danne dig overblik over projekter – og i sidste ende – virksomhedens samlede projektportefølje. Dermed kan du i realtid fange projekter, før de kører af sporet – og skabe den indsigt der betyder, at du ved, hvilke projekter du tjener penge på – og hvilke du skal holde jer fra i fremtiden.