Cloetta: Sådan bliver Candyking en del af vores koncernfælles ERP-system

Candyking bliver en del af Cloetta og dermed af virksomhedens koncernfælles ERP-system. Et fælles ERP-system gør Cloetta mere omstillingsparat og klar til fremtidige udvidelser og opkøb

Cloetta Candyking ERP Lena Wiklund og Per Svensson

Per Svensson, IT Director, og Lena Wiklund, Senior IT Manager, fra Cloetta. Foto: Hanna Engström

Cloetta har foretaget en omfattende rejse i løbet af de seneste år. Virksomheden er gået fra at være en risikokapitalejet virksomhed under navnet Leaf til at være en global børsnoteret virksomhed under navnet Cloetta. I årenes løb er en række virksomheder blevet opkøbt, herunder Nutisal, The Jelly Bean Factory og den hollandske slikproducent Lonka. Alle er de blevet en del af virksomhedens koncernfælles ERP-system. Nu er det Candykings tur.

Candyking er det seneste nye opkøb som nu bliver en del af den Cloettas koncernfælles ERP-systemplatform Infor M3 Food and Beverage 13.4. Integrationsprojektet er det største Cloetta har gennemført til dato. Vi har interviewet Lena Wiklund, Senior IT Manager, og Per Svensson, IT Director, fra Cloetta.

 

Fra decentralisering til koncernfælles ERP-system

I dag er Cloetta en centraliseret virksomhed med fælles og harmoniserede processer. Men sådan har det ikke altid været. Cloetta havde tidligere en decentral organisation med flere forskellige ERP-systemer i forskellige versioner og lande. Virksomheden havde også forskellige e-mailsystemer og klientplatforme samt separate it-organisationer.

I 2011 udtænkte man visionen om at blive en børsnoteret virksomhed. Siden da har Cloetta valgt at arbejde med et koncernfælles ERP-system for alle virksomheder, også de nye opkøb. For at det kan lykkes, har man fokuseret på at udforme en tydelig administrationsstruktur (inkl. beslutningsforum, beslutningsprocesser og masterdata). En nøgle til succes er, at man har haft opbakning fra den øverste ledelse på hele rejsen.

CEO´en skal være med i styregruppen Per Svensson, IT Director for Cloetta

- Vi indså tidligt, at vi er nødt til at lave et grundigt forarbejde og skabe en ordentlig struktur. For at opnå succes, var det vigtigt for os, at CEO'en sidder med i styregruppen. Rejsen mod et koncernfælles ERP-system handler om forandring, og det gør ondt. Derfor gælder det om at sikre en fuldstændig forankring hos den øverste ledelse, særligt fordi vi i princippet har fjernet alle tilpasninger, siger Per Svensson, IT Director for Cloetta.

Læs også: ERP: Skræddersyet eller standardiseret metervare?

 

Candyking – Cloettas største opkøb til dato 

Candyking er Cloettas mest omfattende opkøb til dato. En udfordring som Cloetta fremhæver, er, at de opkøbte virksomheder har egne programmer til deres ERP-systemer, egen supportstruktur, egne brugere og ikke mindst en egen historie. For at fremtidige opkøb kan lykkes, arbejder Cloetta derfor efter en best practice.

- Vi følger en tydelig plan og laver en forundersøgelse, forundersøgelsesdokumentation, gap-analyse, interviews, budget og projektplan samt udnævner projektledere. Vi føler os utroligt trygge ved vores koncept, siger Per Svensson, IT Director for Cloetta.

- Vi har opbygget et stabilt udgangspunkt. Alle procesbeskrivelser og strukturer var ikke på plads fra begyndelsen, dem har vi opbygget i løbet af rejsen. Det bliver bedre og bedre for hvert projekt vi gennemfører, og vi kan altid lære noget og foretage forbedringer, som hjælper os i fremtiden, siger Lena Wiklund, Senior IT Manager for Cloetta.

3 tip til at lykkes med et koncernfælles ERP-system:

  • Sørg for at der er styr på governance og strukturer.
  • Sørg for at projektet er ordentligt forankret hos ledelsen.
  • Sørg for at der er kontrol med masterdataene.

Lavere risiko med to etaper

For at mindske risikoen i forbindelse integrationen af Candyking, har Cloetta valgt at opdele projektet i to etaper. Første etape, som omfatter Norden, søsættes den 1. maj. I efteråret går Storbritannien og Irland så over til Infor M3.

Integration ét land ad gangen minimerer risikoen Lena Wiklund, Senior IT Manager for Cloetta

- Vi overvejede først at implementere alle markeder samtidig, men vores forstudie viste, at det indebar en alt for stor risiko. Derfor valgte vi at opdele arbejdet i etaper. For Norden har vi en intern projektleder fra hver af Cloettas virksomheder i hhv. Skandinavien og Finland samt en overordnet ekstern projektleder. For at kunne udnytte synergierne afholder vi tætte fælles styregruppemøder hver anden uge, fortæller Lena Wiklund, Senior IT Manager for Cloetta.

En anden risiko som Cloetta fremhæver, er at få alle specifikationer klar til tiden, hvad angår såvel integrationer som rapportering m.m. For at mindske risikoen i projektet, har man også lagt stor vægt på test.

- Selvom de opkøbte virksomheder er trygge ved Cloettas standard, er det først i testmiljøet, det bliver alvor. Vi ved, hvor vigtigt det er at gennemføre ordentlige test, og vi sætter derfor stort fokus på det også i Candyking-projektet, siger Lena Wiklund, Senior IT Manager for Cloetta.

Læs også: Konturer af fremtidens ERP

 

Fordele ved et koncernfælles ERP-system

- Harmonisering og standardisering gør, at vi bliver mere omstillingsparate når det gælder udvidelser, opkøb og time-to-market. I Supply Chain har vi adgang til alle fabrikker i ERP-systemet, og det er en stor hjælp, hvis vi har behov for at omlægge produktionen. Alt dette bliver muligt ved hjælp af et koncernfælles ERP-system, afslutter Per Svensson, IT Director for Cloetta.

Læs mere om EG's ydelser inden for Infor M3

Hent ERP-tjeklisten "Vælg den rigtige it-partner"

Få adgang til fordelene med EG M3 Assist

 

Sådan vælger du den rette it-partner

  • Sørg for at din partner har et stort branchekendskab.
  • Vælg en partner som arbejder på kundens side.
  • Sørg for at din partner udfordrer dig og tør at sige nej.