"Budgettering er gammeldags"

Digital transformation kræver en ny økonomimodel, hvis man vil følge sit marked og sine kunder tæt.

Drop budgetterne – brug forecasting i stedet

Et marked i konstant forandring og den digitale transformation kræver, at man dropper det traditionelle budget og i stedet bruger prognosemodeller og forecasting.

Ordene "budgetter" og "digitalisering" passer ikke sammen, siger EG's senior konsulent i Digital Solutions, Gorm Gorell.

Hvis man virkelig vil have styr på sin digitale transformation, bør man vende op og ned på sin traditionelle budgettering og bruge en prognosemodel i stedet.

Arbejdsopgaverne for finansdirektører er under stor forandring i forhold til tidligere tiders CFO-opgaver.

I dag får finansdirektøren i stadig større grad ansvaret for udarbejdelse af prognoser og for at vurdere muligheder og risikoelementer i foreslåede vækstinitiativer. Fra at være en talknuser med blikket rettet stift mod forretningen og dens historiske resultater skal den moderne CFO i stedet være i stand til at give databaserede råd og prognoser, når topledelsen skal sætte den strategiske kurs for vækst.

Træf bedre datadrevne beslutninger. 

Det kræver, at man lægger vægt på tal og information fra helt nye kilder og med helt nye måleparametre, så man langt hurtigere kan reagere på ændringer i udbud og efterspørgsel, lønsomhed og lignende.

Hvorfor skal budgettet følge kalenderen? Forretningen ruller jo videre, uge efter uge, måned efter måned, år efter år. Gorm Gorell, EG


I stedet for de årlige budgetter, som sættes op i efteråret med virkning fra årsskiftet og ét år frem, udarbejdes rullende prognoser for de næste 12, 15 eller 18 måneder.

EG's Gorm Gorell er business lead og har selv 30 års erfaring som CFO i en række internationale selskaber. Gorm har desuden arbejdet tæt sammen med mange selskaber, som er i færd med at ændre måden, de budgetterer på. Her forklarer han, hvad der sker, hvorfor det sker, og hvad der bør gøres.

Budgettering er gammeldags

"Traditionel budgettering er rigtig, rigtig gammeldags og er en reel hindring for virksomheder, som ønsker en digital transformation. Ordene "digitalisering" og "budgetter" er simpelthen fra hver sin tidsalder", siger Gorm Gorell.

Ifølge Gorell er mellemstore og større virksomheder i hele Europa i gang med at ændre deres økonomistyring fra en budgetmodel til en prognosemodel – også kaldet forecasting. Han mener imidlertid også, at mindre virksomheder kan have endnu større gavn af en overgang til forecasting – og at det er lettere for mindre virksomheder at skifte budgetmodel end for større virksomheder.

Bliv bedre til at tage beslutninger baseret på fakta. 

At skifte sin budgetmodel kræver et omhyggeligt grundarbejde, fordi man skal se på sine tal på en helt ny måde. Processerne skal vendes helt rundt, og information skal hentes fra andre og nye kilder.

De vigtigste punkter man skal ændre, når man går fra budgettering til forecasting er:

  • Dataindsamlingen skal gå mere i dybden og involvere hele virksomheden
  • Eksterne datakilder skal inddrage, fx valutakurser, råvarepriser og vejrudsigter
  • Machine learning og/eller advanced analytics skal anvendes på historiske data til at forudsige fremtidens efterspørgsel
  • Anvend benchmarking i forhold til andre virksomheder i branchen og lignende segmenter for at "ranke" eget selskab i forhold til markedet.


Forecasting afslører, hvad der ligger bag ved tallene

Gorell bruger valutakurser som et godt eksempel på, hvorfor forecasting giver et mere realistisk billede end et traditionelt budget.

"Med en prognosemodel indhentes de kurser, som man køber og sælger til, automatisk. Dermed kan man udnytte kurssvingningerne til sin fordel. Det er ikke muligt med traditionel budgettering, hvor valutakursen fastlægges én gang for alle. Samtidig får man med forecasting et mere reelt billede af, hvad tallene dækker over. Skyldes det gode resultat øget salg? Eller er det i stedet gunstige valutakurser, som redder dagen? Det afslører prognosemodellen med det samme.

Vejrdata er et andet godt eksempel. Danske producenter af is, øl og grillkød lægger vejrdata ind i deres prognoser, for der sælges jo som bekendt langt flere is, langt flere øl og langt mere grillmad i godt vejr end i dårligt.

Lægger man løbende råvarepriser, valutakurser, dækningsbidrag og betalingsvillighed ind i sine prognoser, får man hver dag helt automatisk en opdateret oversigt over, om ens totale produktionspris bliver for høj eller produktet for dyrt for markedet", slutter Gorm Gorell.

De mest åbenlyse fordele med forecasting er:

  • Man er tættere på de faktiske resultater og kan hurtigere justere eller ændre på forretningsområder som underperformer og accelerere væksten yderligere i andre områder
  • Prognoser bliver en løbende del af virksomhedens drift. Dermed undgår man den årlige "budgetrunde", hvor virksomheden går helt i stå
  • Man får bedre oversigt over, hvordan forskellige forretningsområder gør det i forhold til hinanden og kan dermed hurtigere optimere driften
  • Når man løbende måler sig mod konkurrenterne, opdager man hurtigere hvad konkurrenterne gør og kan hurtigere reagere på ændret eller øget konkurrence.


"Hvorfor skal man følge kalenderen?"

Forretningen løber videre uge efter uge, måned efter måned, år efter år. Det tager traditionel budgettering slet ikke højde for. Gorm Gorell mener, at forecasting har den yderligere fordel, at den tvinger virksomheder til at leve i nuet frem for i historien.

Med disse parametre som alle er mere eller mindre lettilgængelige på nettet, vil virksomheden være i front. Samtidig vil man reducere antallet af "ups"-hændelser, som skal forklares til ledelsen. Gorm Gorell, EG


"Tænk, hvis dit selskab havde en prognosemodel, som i realtid henter alle data hver eneste dag", siger Gorell og fortsætter:

"Afhængigt af branche og virksomhed findes der en række oplagte punkter at holde sig konstant opdateret om". Han nævner:

  • Ændringer i råvarepriser
  • Ændringer i lønudgifter
  • Ændringer i valutakurser
  • Ændringer i oppetid
  • Ændringer i el-, gas- og oliepriser
  • Ændringer i udsalgspriser fra konkurrenter.


Styrk konkurrencekraften med forecasting

Alle disse parametre er til at finde på nettet, og med dem integreret i sin prognosemodel og forecasting får man et helt andet og langt stærkere fundament for sin forretning – samtidig med at man kan reagere på ændringer fra dag til dag.

Gorm Gorells erfaring er, at langt de fleste virksomheder ikke er opmærksomme på digitaliseringen og derfor bliver overhalet af de mange nye internetselskaber.

For et par år siden gik de mest fremsynede virksomheder over til kvartalsvise prognoser og er nu for manges vedkommende fortsat til månedlige prognoser. Jeg er sikker på, at næste skridt er ugentlige og måske endda helt ned til daglige prognoser og rapporter. Alle data findes jo allerede på samme niveau, så hvorfor ikke udnytte dem til løbende at optimere forretningen?

Hent whitepaperet: Sådan vælger du den rette business intelligence-løsning.

Minimer de manuelle processer i budgetstyringen.

Annonce
Annonce