Spar penge ved at fastholde vikaren

Når dit faste personale skal på ferie, eller afdelingen bliver uventet ramt af sygdom, starter jagten på en vikar. I en travl hverdag tager vagtplanlægningen ofte irriterende tid fra andre arbejdsopgaver. Men sådan behøver det ikke at være. Her er tre gode råd, der kan fastholde dine dygtige vikarer og minimere dine omkostninger til rekruttering af nye.

Vikaren

Vikarer er pr. definition fleksible, men også mindre loyale i forhold til en fast medarbejder. Men der er gode penge i at fastholde de dygtige vikarer. Foto: Colourbox

Digital Vagtplanlægning: Vikarer kan være et frisk pust i hverdagen, der bringer ny inspiration med på arbejdspladsen. Men mange, skiftende vikarer er også en tidsrøver, en belastning for budgetterne  og et alarmsignal.

For omkostningerne og kvalitetstabet ved hele tiden at rekruttere nye vikarer er høje. Derfor er der mange gode grunde til at udvikle en strategi, der både minimerer behovet for vikarer og sikrer en fast stab af kompetente vikarer.

Årsagerne til at anvende vikarer i det offentlige varierer, lige fra øget sygefravær og feriedækning til ønsket om at nedbringe den fast medarbejderstab til fordel for en mere fleksibel personalegruppe.

Derfor er rekrutteringsprocesserne forskellige, lige som de enkelte organisationer har brug for vikarer i længere perioder – andre i korte.

Vikarer er pr. definition fleksible, men også mindre loyale i forhold til en fast medarbejder. Hvilke overvejelser bør man som arbejdsgiver gøre sig, når behovet for en vikar opstår? Hvordan tiltrækker man de bedste vikarer? Hvad kan man gøre for at holde på de gode vikarer?

Her er tre tip, der kan være med til at sikre en stabil vikargruppe på arbejdspladsen.

Tip 1: Find den rette rekrutteringsløsning
Jo kortere periode, du skal bruge din vikar, jo mere kan det være en fordel at lade et vikarbureau stå for hele administrationen. Jo mere langvarigt forholdet skal være – jo bedre kan det betale sig for din organisation selv at stå for ansættelsen. 

Så analysér dit behov for vikarer. Og når du kender det, så tag action. Det kræver tid, administrative ressourcer, et godt netværk og ikke mindst kompetencer at finde egnede vikarer.

Hvis du ved, at din organisation ikke har ressourcerne, den nødvendige viden og netværket kan du med fordel alliere dig med en samarbejdspartner fx et vikarbureau eller et rekrutteringsfirma. Din organisation slipper for de administrative forpligtelser og bekymringerne om, hvorvidt den nu også lever op til de love og regler, som findes i forhold til brugen af vikarer.

Tip 2: Gå efter de dygtigste vikarer
Din virksomheds image er vigtigt. Faktisk kan det være altafgørende, hvilke signaler din virksomhed sender ud i verden, når den skal tiltrække vikarer – i hvert fald, hvis du vil have de dygtigste.

Er din arbejdsplads ikke en stor og højprofileret afdeling, som lyser langt væk af gode historier og fine værdier, blot man ser logoet – bør du være ekstra opmærksom på, hvordan din virksomhed præsenterer sig ude i virkeligheden. Som stor organisation skal man selvfølgelig være opmærksom på at pleje sit image, mens man som lille skal tænke på at opbygge et.  Din virksomheds signalværdi starter hos de ansatte. Hvad siger de om din arbejdsplads? For uanset om din organisation er en stor eller lille, så husk, at det rygtes ude i byen, om din afdeling er værd at lægge arbejdstimer i. De dygtigste vikarer søger naturligvis kun de gode arbejdspladser. Men du kan hjælpe rygtet godt på vej: Overvej fx, hvad din virksomhed kan tilbyde en vikar, udover nogle timer. Hvilke vilkår du ansætter en vikar på, og hvorfor din organisation er attraktiv – og gør så overvejelserne til praksis!

Signaler? Ja, hvad er din arbejdsplads ”kendt” for – også i mindre skala? Det kan godt være at godt signal at sende omverdenen, at din virksomhed tager ansvar både på et medmenneskeligt plan og i samfundet generelt. 

Vær åben og gør noget godt: Det kunne være, at der også i din virksomhed er plads til mennesker, som ikke taler perfekt dansk eller til folk, som har gået ledige længe. Eller måske har din virksomhed fokus på miljøet, eller gør noget særligt for jeres medarbejdere (apropos rygtet om den gode arbejdsplads). Det kan også være, at din arbejdsplads er kendt for god ledelse i øjenhøjde eller et godt kollegialt sammenhold. Signaler, som alle er merværdi for din organisation - som sælger den og tiltrækker medarbejdere. 

Tip 3: Fasthold dine dygtige vikarer
Har I gjort jer tanker om, hvordan I tager imod vikarer? Ellers så tag lige et kig indad og se på, hvordan I tidligere har håndteret jeres brug af vikarer.

Måske kan gøres endnu bedre – til gavn for både vikaren og din virksomhed. For det er en omstændelig proces at rekruttere på ny, hver gang I har brug for vikarer. På arbejdspladser med stor borgerkontakt kan vagtplanlæggerne bruge både halve og hele timer hver dag på at få vagtplanen til at gå op ved sygdom.

Hvis I er glade for vikaren, så gør det attraktivt for ham/hende at komme igen. Det kan gøres på flere måder. Integrer vikarerne, og luk dem ind i virksomhedens kultur  - særligt når der er tale om længere vikariater eller vikarer, som I ønsker kommer igen.

Gør dine vikarer til en del af hverdagen ved at invitere dem med til arrangementer både de faglige og festlige, få dem med i kantineordningen, og giv din vikar en mentor eller en kontaktperson, som også kan vise, hvor kaffemaskinen står.

Og giv dem en god introduktion. Selvom vikaren kun skal være i virksomheden i otte timer om ugen, så gør det til et rart sted at være. Hold på dine vikarer ved at overholde og sikre gode ansættelses- og arbejdsvilkår med feriepenge, pension og evt. ved at sikre dem et vist antal timer i din virksomhed. Du kan lave individuelle specialaftaler fx i forhold til overførsel af timer og udbetalingsaftaler. Det er en rigtig god idé at lave en forventningsafstemning – altså nogle klare linjer. Det gavner begge parter at være tydelig på, hvad virksomheden kan tilbyde og omvendt, hvad vikaren forventer at få ud af/med sig fra sit vikariat.

Ved at gøre vikaren til en ekstern intern, får du oplagte fordele med i købet. En huskendt vikar er en, som kender jargonen og arbejdsgangene.

Det er også en fordel for dine kollager, der ikke skal forholde sig til nye ansigter, hver gang behovet for en vikar opstår i din virksomhed. Med andre ord er brugen af interne vikarer et plus for arbejdsmiljøet. Og husk så at holde dem opdateret gennem relevante kurser, oplæring eller lignende.

Endelig er det afgørende at gøre det let at være vikar for jer. I dag findes der digitale løsninger, hvor man fx kan kommunikere med afløsere og vikarer via sms, e-mail og integration til Facebook, så du sparer tid på møder og telefonsamtaler. Desuden kan vikaren selv byde ind og tage vagter, flytte rundt på vagter og dermed tilrettelægge sin egen vagtplan sammen med andre vikarer, så det er attraktivt at tage selv få vagter på en uge. 

I dag kan automatiske planlægningsalgoritmer også lynhurtigt bekræfte vagter, gøre det let at melde afbud, lige som vikarerne kan blive påmindet om, hvornår de skal møde, og hele tiden vise, hvilke ledige vagter der er, så vikaren altid har adgang til de rigtige informationer på de mest kritiske tidspunkter, så de får mulighed for at tage medansvar for at få vagtplanen til at gå op. Også selvom de – kun – er vikarer.

Tilmeld dig nyhedsbrev

Få værdiskabende artikler, værktøjer og inspiration - direkte i din indbakke.