Digitalisering identificerer strategiske potentialer og giver medarbejderne overskud

Digital budgettering og konsolidering af rapporter på tværs af knap 40 forretningsenheder lader EG's økonomiansatte slippe for konstant Excel-rod, frigiver store mængder tid og har givet afdelingen mere ro og strategisk overblik. Det giver langt mere plads til at støtte forretningen på tværs af en kompleks organisation, og virksomhedens CFO satser nu på, at man med kunstig intelligens kan styrke salg og kundepleje i endnu højere grad.

Den strategiske CFO

Foto: Colourbox

- Naturligvis er der en indkøringstid, når du skifter system og ændrer den måde, du budgetterer og rapporterer på. Den slags fungerer aldrig optimalt fra dag ét, og der vil nok altid være behov for lidt manuelt input og justering på toppen de første par måneder. Herefter var gevinsten for vores vedkommende til gengæld også betydelig, konstaterer Allan Buhl Møller, CFO hos EG A/S.

Han traf i 2015 en principbeslutning om at udfase Excel som økonomiafdelingens primære arbejdsredskab og i stedet bringe virksomhedens data i spil på et mere strategisk niveau ved bl.a. at automatisere en lang række finansielle processer.

Første trin var at digitalisere og automatisere budgettering i et nyt system. Siden kom konsolidering af rapportering på tværs af 20 juridiske enheder, knap 40 forretningsenheder og over 2.000 ansatte til.

Opgør med Excel-rytteriet styrkede overblikket
Baggrunden var, at EG's økonomiafdeling gennem en årrække med ekspansion og talrige opkøb oplevede en stadig mere utilfredsstillende arbejdsbelastning – og svækket overblik – ved at samle og arbejde med tallene i Excel. Men i dag bruger de 25 controllere ikke længere hovedparten af deres tid på at brydes med kolonner og makroer i regneark – det foregår i stedet automatisk.

- Det har givet os et overblik, der er second to none, og gør eksempelvis controllerne i stand til at bruge deres tid på at identificere optimeringsmuligheder og benchmarke på tværs af forretningen. Det er – for både koncern og medarbejderne selv – en mere tilfredsstillende anvendelse af deres tid og kompetencer end at rykke rundt på Excel-rækker i en evighed og tjekke, om tallene stadig passer, siger Allan Buhl Møller.

Hvor økonomiafdelingen tidligere måtte tage aften- og nattetimer til hjælp før månedsafslutningen, klares opgaverne i de fleste tilfælde nu inden for almindelig arbejdstid. Desuden risikerer man ikke – som med de omfattende Excel-ark – at tilføje manuelle fejl i kolonner eller makroer, i takt med at der kommer nye forretningsområder til eller laves om på organisationen i øvrigt.

Ny organisation på under en måned
- Det har gjort os langt mere fleksible. For eksempel indførte vi i år en ny matrix-organisation på under en måned. Det ville reelt have været uoverkommeligt med Excel, fordi ændringerne i sagens natur har store konsekvenser for rapportering og budgettering. Men her var det mere et spørgsmål om at ændre nogle sammenhænge i systemet, og så fulgte dataene selv med, siger Allan Buhl Møller.

Han bemærker, at han ikke har brugt projektet som en anledning til at spare eller skære ned, selv om det måske ville have været oplagt.

- I stedet valgte vi at bruge projektet til at øge kvaliteten af vores rapportering og budgettering til mere kvalificeret sparring og udfordring af de enkelte forretningsområder. Vi kan også lettere identificere potentialer og relevante indsatsområder i forretningen og har givet vores medarbejdere langt mere tilfredsstillende arbejdsforhold og mere spændende opgaver. Hvilket isoleret set også er en meget vigtig pointe, siger Allan Buhl Møller og tilføjer:

- Selv om omkostningen indledningsvis kan synes høj ved et projekt som dette, så betaler investeringen sig meget hurtigt hjem igen på en række niveauer.


- Du kan have nok så smart et system, men det er aldrig bedre end de informationer, det skal arbejde med. Garbage in – garbage out. Den læresætning gælder stadig, siger EG's CFO Allan Buhl Møller.

Transparens og færre fejl med digital lønbehandling
I dag kører budgetteringssystemet gnidningsløst, mens man stadig kører paralleldrift med de gamle processer i konsolideringssystemet frem til årsskiftet 2017/2018, hvor de Excel-baserede systemer lukkes ned. Sideløbende har virksomheden samlet alle ændringer i lønninger på én digital platform, hvor lønafdeling og ledere med medarbejderansvar kan overskue og håndtere alt fra bonus til lønreguleringer i én grænseflade.

- Den fuldt digitale lønbehandling har været en ret stor landvinding, da vi både sparer tid, øger gennemsigtigheden og undgår mange af de tidskrævende og frustrerende fejl, der ellers let opstår i forbindelse med klassisk lønbehandling, forklarer Allan Buhl Møller.

Næste trin er at lade selvlærende algoritmer – machine learning – analysere på alt fra afsætningsmønstre og lønsomhed til projektforløb og timeforbrug.

- Sigtet er bl.a. at kvalificere indsigten i de enkelte forretningsområder og styrke dialogen med fx salg på tværs af vertikaler. Hvem gør det godt? Hvem kan gøre det bedre? Hvilke faktorer er medvirkende til, at fx retailfolkene klarer sig bedre end dem, der sælger til fremstillingsbranchen – eller omvendt? Machine learning kommer også til at styrke forecasting og tildelingen af ressourcer på tværs af forretningen på et mere grundlæggende niveau, så det har jeg ret store forventninger til, vurderer Allan Buhl Møller.

Næste skridt: Sæt robotter til rutineopgaverne
Ligeledes forventer han, at virksomheden i løbet af det kommende år får koblet finansielle data om fx lønsomhed med undersøgelser af kundetilfredsheden for at finde ud af, hvor man lægger det optimale snit.

- Vi har startet en test af ”it-robotter” til at automatisere repetitive arbejdsopgaver. Det vil gøre arbejdsdag og opgaver mere udfordrende for medarbejderne og spare en masse tid, som de i stedet kan bruge på at udvikle og støtte forretningen, siger EG's CFO.

Han bemærker, at det ”naturligvis” har kostet på både tid og økonomi at digitalisere i så vidt et omfang, men at det også har været umagen værd.

- Nu er det svært at sætte kroner og øre på værdien af strategiske it-investeringer, men umiddelbart vil jeg skyde på, at vi har fået pengene hjem på maks. et år, hvis du måler på tværs af alle KPI'er, såsom tidsbesparelse og øget effektivitet. Dertil kommer naturligvis faktorer, der er sværere at kvantificere, men muligvis endnu vigtigere. Nemlig markant styrket evne til at gennemskue, tilpasse og målrette forretningen. Og naturligvis øget medarbejdertilfredshed, hvilket absolut heller ikke er uvæsentligt, siger Allan Buhl Møller.

Han vurderer, at en af de vigtigste lektier fra forløbet har været at tage ét skridt ad gangen – i EG's tilfælde indledte man med at digitalisere budgetteringen – og bygge videre derfra. Og at have nøje styr på sine processer og grunddata.

- Du kan have nok så smart et system, men det er aldrig bedre end de informationer, det skal arbejde med. Garbage in – garbage out. Den læresætning gælder stadig.

Hold dig opdateret ...

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Få værdiskabende artikler, værktøjer og inspiration til, hvordan du forankrer den digitale transformation i din virksomhed – direkte i din indbakke.

 

Annonce
Annonce
Annonce