Professionalisering af indkøb skaber skarpere kundefokus

Det lyder måske som en selvmodsigelse. Men den er god nok. Wrist Ship Supply styrker kundefokus i værdikæden ved at styrke indkøbsarbejdet. Virksomheden har siden 2011 arbejdet ihærdigt på at professionalisere indkøbet og har indført såkaldt category management. Det har blandt andet skabt en mere kundefokuseret værdikæde, fordi salg og indkøb arbejder meget tættere sammen, og fordi category managers bliver placeret i de regionale kontorer rundt om i verden tæt på kunderne. Virksomheden har 32 lokationer i 18 lande.

”Det sidste sker fordi, vi ønsker endnu mere dialog mellem indkøb og salg og med kunderne. Vores sortiment skal hele tiden udvikle sig, så det afspejler vores kunders behov og ønsker, og det sker bedst ved, at der er tæt kontakt mellem kunder, salg og indkøb. Så vores category managers skal fysisk sidde ude hos sælgerne og have tæt daglig kontaktflade med kundeservice og kunderne. Category management skal ikke udelukkende foregå på de bonede gulve i hovedkvarterets højborg”, fortæller Lars Bomholt, der er CPO (Corporate Procurement Officer) i Wrist Ship Supply. Han blev ansat i 2012 og har siden stået i spidsen for arbejdet med at udvikle category management.

Category managerens opgave er at holde styr på et afgrænset landskab af leverandører, varer og faglig samt markedsmæssig udvikling inden for dette felt. Hvordan skal varesortimentet udvikles inden for en kategori? Dukker der nye produkter, services eller leverandører op? Hvor skal en given leverandør placeres på modenhedstrappen? Hvor mange leverandører skal jeg have? Hvordan kan jeg ændre en given leverandørs placering på modenhedstrappen? Hvilke forskellige tilgange og forhandlingstyper skal der til over for hvilke leverandører? Hvordan skal jeg forhandle, pleje og nurse en given leverandørrelation?

Indkøb lærer af salg

Salgsafdelinger har generelt været dygtige til at udvikle key account management, hvor en key account manager plejer og dyrker en kunderelation på en professionel og struktureret måde. Key account management er et fint spejlbillede af idéen med category management. Der er dog ingen tvivl om, at den professionelle udvikling af salgsarbejdet er en del foran udviklingen af indkøbsfunktionen. Der har simpelthen alle dage været mere opmærksomhed på omsætning og markedsudvikling end omkostninger og leverandørudvikling i en virksomhed, hvilket der ikke er nogen forretningsmæssig fornuftig begrundelse for. Konsekvensen er, at indkøbsfunktionen er et relativt uudviklet og uopdyrket område, hvor der – hvilket har været påpeget i en strøm af artikler, bøger og konferenceindlæg de sidste 10-20 år – er store potentialer at hente. Indkøbsorganisationerne står svagt i virksomhedernes interne magthierarki, hvor salgs- og produktionsafdelingerne typisk har langt mere indflydelse og anerkendelse.

Leverandørens indflydelse på forretningen

Men sådan er det ikke hos Wrist Ship Supply. Vi er vant til at tænke ”customer is king”. I Wrist Ship Supply har de udvidet det til, at leverandører også får stor indflydelse på at styrke forretningen.

”Den værdi, vi som handelsselskab tilfører kunderne, afhænger i høj grad af, at vi har de rette varer og de bedste leverandører ombord. Når vi arbejder professionelt og strategisk med vores indkøb, så kan vi også i højere grad tiltrække de bedste leverandører. Vi har oplevet de seneste år, at store og førende leverandører som Nestlé, Unilever og Procter & Gamble ringer til os, fordi de kan se, at vi er en attraktiv kunde”, fortæller Lars Bomholt og supplerer:

”Vi er attraktive, fordi vi er vokset så meget og derved har stor volumen. Men vi er også attraktive, fordi vi er en professionel kunde, der er nemme at samarbejde med. Det kommer både vores kunder og vores forretningsudvikling til gode”.

Det kræver stamdata, talent og træning

Succes med category management kræver mange ting, men tre af de væsentligste forudsætninger er ifølge Lars Bomholt: Datadisciplin, rette talent og træning af både indkøbsafdelingen og andre funktioner i værdikæden.

”Styr på stamdata er utrolig vigtigt. Man kan ikke overvurdere, hvor vigtigt det er at have ét globalt varenummersæt, som alle arbejder efter. Og at alle stamdata altid er opdaterede og korrekte”, fortæller han.

Virksomheden implementerer i øjeblikket Microsoft AX 2012 som nyt ERP-system, og har i den forbindelse valgt at samle stamdatastyringen i den dedikerede stamdataløsning Master Data Services. ”Tidligere blev stamdataene styret af hundredvis af medarbejdere. Fremover bliver de styret af otte medarbejdere i et separat system, så vi holder det adskilt fra transaktionsflowet i ERP”.

Succes med category management kræver også det rette talent. ”Category management kræver en anden profil end den klassiske indkøber. En category manager skal stadig være skarp til finansielle dataanalyser, håndtering af empiri og de hårde forhandlinger om pris og vilkår. Men han eller hun skal også være god til relationer, kommunikation og til at skabe tillid”, fortæller Lars Bomholt.

Den udfordring løser Wrist Ship Supply ved i samarbejde med virksomhedens eksterne kompetencepartner MarketXchange at træne udvalgte medarbejdere og så supplere med rekruttering af nye folk med erfaring fra andre virksomheder og brancher.

”Vi gennemfører fx i november 2016 et kursus for 14 medarbejdere på vores kontor i Houston, hvor de bliver indført i, hvordan category management gavner Wrist Ship Supply’s kunder og forretning”.

Hent Wrist Ship Supplys Sourcing & Procurement Excellence model, der viser hovedelementer og struktur i den professionelle tilgang.

• Del